1 概述

  文字在标准化文本中具有多方面作用：

   ——确保信息准确传递：规范的文字使用能减少歧义和误解，使信息传达准确，严格的字词规范可避免因语言不规范导致的理解偏差。

   ——增强逻辑性与条理性：规范的语言结构，包括字词搭配、语法运用等，能使文本论述更严谨，逻辑更清晰，便于更好地理清标准内容层次和关系。

   ——提高文本可读性：符合标准的文字搭配和语法使用，可增强文本流畅性，便于理解标准文本内容。

   ——维护专业形象：在标准化文本中，文字规范有助于增强文本的权威性和可信度。

  ——促进标准交流和应用：规范的文字能使不同地区、不同领域的人们进行准确、高效的信息交流，推动标准的应用。

2 与推荐性标准的一致性

  “能源动词”的编写应符合GB/T 1.1—2020 《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》中附录C规定。

3 案例分析

3.1 案例

  本案例属于：能愿动词不准确。

  案例中：在标准化文件中，不使用“不可”“不得“不应”来表示禁止，以避免将文件的要求与外部约束相混淆。因此应将“不得”改为“不应”。

3.3 正确表示

4.1 语气类型、能愿动词及其等效表述

 4.2 五种能愿动词表述含义

      为了对五种能愿动词表述的含义有更深入的了解，以下在同一个句子中使用不同的能愿动词，通过比较更能看清条款类型及其含义的变化：

      ——目次 应自动生成：表示一种要求，只有自动生成目次，才认为遵守了文件的要求；

      ——目次 宜自动生成：表示一种建议，目次最好自动生成；

      ——目次 可自动生成：表示一种允许，目次自动生成是被允许的；

      ——目次 能自动生成：陈述一种事实，一种客观的能力，目次能够自动生成；

      ——目次 可能自动生成：表达一种可能性，目次有可能被自动生成。

4.3 能愿动词之间以及与有关词语含义

4.3.1 “ 应” 与“ 必须”： 不用“ 必须” 强调要求

  “必须”规定要求具有某种强制性，它强调的是法定责任。对于推荐性标准，只有在文件使用者声明符合标准化文件后，才要求他“应”怎样去做，或要求标准化对象“应”符合哪些规定，而不是强迫人或物“必须”遵守或符合某些要求。

  为了避免将标准化文件的要求与外部的法定责任相混淆，在推荐性标准的条款中，不应使用“必须”代替“应”强调要求。

4.3.2 “ 不应 ” 与 “ 禁止 ”“ 不得 ”：不用 “ 禁止 ”“ 不得” 强调要求

 “禁止”“不得”也是强制性文件中使用的词语，因此在推荐性标准中，不要使用它们代替“不应”强调要求。也就是说，推荐性标准的条款中不应出现词语“禁止”和“不得”。

4.3.3 “ 不应” 与“ 不能”： 不用“ 不能” 表述要求

   这两个能愿动词表述的条款类型是不同的。“不应”表示的是要求型条款，而“不能”表示的是表述能力的陈述型条款。但在日常交流中“不应”与“不能”常常混用，例如“你不能这样做！”往往表示的是“你不应这样做”。反映到文件的编写中，常会出现在需要使用“不应”的条款中，却不经意地使用了“不能”。虽然是一字之差，但条款的性质却发生了改变，由要求型条款变成了陈述型条款。例如：“终结线应排在文件的最后一个要素之后，不能另起一面编排”。这里的“不能”实际上要表述的是“不应”，也就是不准许终结线单独另起一面。但按照能愿动词使用规则，使用“不能”表示客观上实现不了终结线单独另起一面。这显然不正确，因为另起一面客观上不是“不能”，而是文件要求“不应”，即不准许另起一面。所以说，这里的“不能”应改为“不应”，即“终结线应排在文件的最后一个要素之后，不应另起一面编排”。

 “不能”表示的是陈述型条款，不要用它表述要求。

4.3.4 文件中不应使用词语 “ 不可 ”

 由于以下原因，“不可”没有被 GB/T 1.1 确定成条款表述的能愿动词或等效表述。首先，“不可”在字面上是对能愿动词“可”的否定；而“可”是表述允许型条款的能愿动词。其次，“不可”的含义在某些语境下与“不应”几乎等效，而“不应”是表述要求型条款能愿动词“应”的否定。因此，“不可”与“可”和“应”都有着一定的关系，如果标准化文件中使用了“不可”，容易造成要求型条款、允许型条款的混淆。

 GB/T 1.1 将“可”的否定形式确定为“不必”“可以不”或“无须”，没有包含“不可”，也没有将“不可”作为“不应”的等效表述。总之，标准化文件中不使用词语“不可”。

4.3.5 “ 应 ” 与 “ 宜 ”： 不将推荐型条款写成要求型条款

 在以国际标准化文件为基础起草国家标准化文件时，经常出现将推荐型条款误写成要求型条款。在国际标准化文件中，使用助动词“should”代表推荐型条款，在形成国家标准化文件过程中，应将其译为能愿动词“宜”，但却经常被译为“应”（“shall”才应该译成“应”），这导致将推荐型条款写成了要求型条款。若不是经过了认真分析后特意要将“宜”（should）改为“应”，而是不经意地将“should”误译成“应”，一字之差使得推荐型条款改成了要求型条款，导致了国家标准化文件与国际标准化文件之间存在技术性差异。

4.3.6 “ 宜 ” 与 “ 可 ”： 注意区分其中 “ 意愿 ” 上的差异

 文件中的条款无论使用“宜”，还是使用“可”，该条款都是一个可选择的条款。使用能愿动词“宜”的条款是推荐性条款；使用“可”的条款是允许型条款。使用“宜”与“可”除了表示条款的类型不同外，往往还代表着文件编制方的意愿不同。

  使用“宜”往往表示虽然出于某种客观原因，文件中不能要求文件使用者严格遵守文件中的规定，只能以推荐的方式来表述，然而文件编制方实际上非常希望文件使用者按照文件中“宜”所推荐的去做。而使用“可”有时却表示文件编制方主观上并不想让文件使用者去做文件中允许的内容，但是由于种种原因又不得不允许文件使用者这么做。

4.3.7 “ 可 ”“ 能 ” 与 “ 可能 ”： 注意区分所代表的条款类型，不要互相替代

 “可”“能”与“可能”都是条款表述所用的能愿动词。它们分别代表不同类型的条款。

  a ）“可”是表述允许型条款所用的能愿动词；表示允许、许可等，如：根据需要可在各分项之前使用间隔号或数字编号；

  b) “能”是表述陈述型条款所用的能愿动词，表示材料的、生理的能力、才能，如：酒精能溶于水；鸭能游水，鸡不能游水；

  c) “可能”是表述陈述型条款所用的能愿动词，表示物质、生理或因果关系导致的“可能性”。如，大暴雨可能引发泥石流。

  请注意：“可”的等效表述为“可以”，不是可能；“能”的等效表述为“能够”，也不是“可能”。

4.4 各要素的类别、构成及允许表达形式

  标准允许的所有要素在一个具体标准中不一定会同时出现，因此又产生了必备要素和可选要素的概念。根据要素所起作用的不同，界定文件范围或设定条款的为规范性要素;给出有助于理解或使用的附加信息的，为资料性要素。需根据不同要素的类别选择合适的能愿动词或句子语气类型来表述条款。